Lektion 1: Mitglieder verwalten

Die Mitgliederliste öffnen, durchsuchen und ein neues Mitglied anlegen.

Lernziel: Sie legen Mitglieder an und pflegen ihre Daten.

Die Mitgliederliste

Unter Mitglieder sehen Sie alle Mitglieder Ihrer Kreisverband. Sie können nach Namen suchen und die Liste nach Status oder Ort filtern.

Sie sehen nur Mitglieder, für die Sie zuständig sind. Das steuern Ihre Rechte.

Ein neues Mitglied anlegen

1. Klicken Sie auf Neues Mitglied.
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (Name, Kontakt, Eintrittsdatum).
3. Speichern Sie.

Das Eintrittsdatum ist das Datum, ab dem die Mitgliedschaft gilt.

Daten ändern

Öffnen Sie ein Mitglied und klicken Sie auf Bearbeiten. Wichtige Änderungen werden protokolliert, damit man sie später nachvollziehen kann.

Weiter

• Ein Mitglied einladen
• Datenschutz-Selbstauskunft für Mitglieder

Lektion 2: Ein neues Mitglied einladen

In wenigen Schritten eine Einladung zum Konto verschicken.

Lernziel: Sie laden ein Mitglied zum Konto ein.

Wann lade ich jemanden ein?

Mit einer Einladung bekommt eine Person einen Zugang zu PatriotConnect. Legen Sie das Mitglied zuerst an (siehe Ein neues Mitglied anlegen).

So geht die Einladung

1. Öffnen Sie das Mitglied in der Mitgliederliste.
2. Klicken Sie auf Einladen.
3. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse.
4. Klicken Sie auf Einladung senden.

Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link. Über den Link legt sie ihr Passwort selbst fest.

Wenn die Einladung nicht ankommt

• Prüfen Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler.
• Bitten Sie die Person, auch im Spam-Ordner zu schauen.
• Hilft das nicht weiter: Wenden Sie sich an die Administration Ihrer Organisation.

Lektion 3: Termine anlegen und finden

Einen Termin erstellen, Einladungen verschicken und Zu- und Absagen sehen.

Lernziel: Sie legen Termine an und laden ein.

Einen Termin anlegen

1. Öffnen Sie Termine.
2. Klicken Sie auf Neuer Termin.
3. Geben Sie Titel, Datum, Uhrzeit und Ort ein.
4. Wählen Sie, wer den Termin sehen darf.
5. Speichern Sie.

Zu einem Termin einladen

Nach dem Speichern können Sie Personen oder ganze Gruppen einladen. Die Eingeladenen bekommen eine Nachricht und können zu- oder absagen.

Einen gemeinsamen Termin finden

Wenn viele Personen einen passenden Tag finden sollen, nutzen Sie den Terminfinder. Alle tragen ein, wann sie Zeit haben. So sehen Sie schnell den besten Termin.

Lektion 4: Den Presseverteiler pflegen und Pressemitteilungen versenden

Pressekontakte der Gliederung verwalten, per CSV importieren und eine veröffentlichte Pressemitteilung an den Verteiler senden.

Lernziel: Sie pflegen den Presseverteiler und versenden eine Pressemitteilung.

Was der Presseverteiler ist

Der Presseverteiler ist die Liste der Journalistinnen, Journalisten und Redaktionen, an die Ihre Gliederung Pressemitteilungen schickt. Er ist nur intern sichtbar. Sie finden ihn in Parteimanager unter Presse → Presseverteiler. Dafür brauchen Sie das Recht, Pressekontakte zu lesen bzw. zu verwalten.

Bild folgt: Presseverteiler mit fiktiven Pressekontakten, Medium, Ressorts, Rechtsgrundlage und Status

Einen Kontakt anlegen

1. Klicken Sie auf Kontakt anlegen.
2. Tragen Sie die dienstliche E-Mail ein, dazu Name, Medium/Redaktion und Ressorts (mit Komma getrennt).
3. Wählen Sie die Rechtsgrundlage: „berechtigtes Interesse“ für Redaktionen, „Einwilligung“ bei Selbsteintrag.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Journalistinnen und Journalisten können sich auch selbst eintragen. Sie bestätigen ihre Adresse per E-Mail (Double-Opt-in). Bis dahin steht der Kontakt auf „unbestätigt“.

Kontakte aus einer CSV-Datei importieren

1. Klicken Sie auf CSV importieren.
2. Wählen Sie die Datei oder fügen Sie den Inhalt ein. Pflicht ist eine Spalte „E-Mail“, dazu optional „Name“, „Medium“ oder „Redaktion“ und „Ressort“ oder „Tags“.
3. Klicken Sie zuerst auf Prüfen. Die Vorschau zeigt, was neu ist, was ergänzt und was übersprungen wird.
4. Stimmt alles, klicken Sie auf Importieren.

Doppelte Adressen werden übersprungen. Kontakte mit Widerspruch werden nie wieder aufgenommen.

Bild folgt: Import von Pressekontakten aus einer CSV-Datei mit Vorschau

Widerspruch und Löschen

• Widerspruch erfassen: Der Kontakt bekommt keine Pressemitteilungen mehr. Abmeldungen über den Link in der Mail werden automatisch erfasst.
• Löschen: Der Kontakt wird endgültig gelöscht. Danach ist auch der Widerspruch nicht mehr vermerkt — ein späterer Import könnte die Adresse wieder aufnehmen. Erfassen Sie deshalb lieber einen Widerspruch.

Eine Pressemitteilung an den Verteiler senden

An den Verteiler gehen nur veröffentlichte, öffentliche Pressemitteilungen.

1. Öffnen Sie die Pressemitteilung unter Presse.
2. Im Bereich An Presseverteiler senden wählen Sie die Empfänger (alle aktiven Kontakte oder einzelne Ressorts).
3. Klicken Sie auf Vorschau erstellen und prüfen Sie die E-Mail. Mit Test senden schicken Sie sich selbst eine Probe.
4. Klicken Sie auf Jetzt senden oder legen Sie mit Versand planen einen Zeitpunkt fest.

Eine Mitteilung geht nur einmal raus. Ein zweiter Versand braucht eine ausdrückliche Bestätigung.

Wie der Versand gelaufen ist

Unter Bisherige Versände sehen Sie Zahlen: angenommen, zugestellt, Rückläufer, Beschwerden, fehlgeschlagen und Abmeldungen. Es gibt keine Messung von Öffnungen oder Klicks.

Lektion 5: Inventar verleihen und ausleihen

Gegenstände der Gliederung (Pavillon, Beschallung, Stehtische …) verleihen, Buchungen freigeben, ausgeben und zurücknehmen.

Lernziel: Sie verleihen Inventar und protokollieren Ausgabe und Rückgabe.

Überblick

Unter Material & Presse → Verleih in Parteimanager gibt es drei Bereiche:

• Inventar: Gegenstände, die Ihre Gliederung verleiht.
• Buchungen: Anfragen und Buchungen an Ihrem Inventar — freigeben, ausgeben, zurücknehmen.
• Ausleihen: Inventar anderer Gliederungen, das Ihre Gliederung ausleihen darf.

Mitglieder leihen in Material & Presse unter Verleih aus, wenn die Gliederung das erlaubt.

Bild folgt: Verleih im Parteimanager mit Inventar, Buchungen und Ausleihen (fiktive Daten)

Einen Gegenstand anlegen

1. Öffnen Sie Inventar und klicken Sie auf Gegenstand anlegen.
2. Geben Sie Bezeichnung, Art und Anzahl ein (1 = Einzelstück mit Inventar- oder Seriennummer).
3. Legen Sie Zustand und Standort (Lager) fest. Ein Bild aus der Mediathek hilft beim Erkennen.
4. Legen Sie Preise fest: Tagespreis für Gliederungen (0 = kostenlos), auf Wunsch für Mitglieder.
5. Legen Sie Kaution, Puffer und die Höchstdauer fest.
6. Wählen Sie, ob Anfragen eine Freigabe brauchen. Ohne Freigabe gelten kostenlose Anfragen ohne Kaution sofort.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Mit Sichtbar für bestimmen Sie, ob nur Ihre Gliederung oder auch die Untergliederungen den Gegenstand sehen. Unter Zusätzlich freigegeben für geben Sie ihn für Nachbar-Gliederungen frei.

Eine Buchung bearbeiten

1. Öffnen Sie Buchungen. Dort stehen alle Anfragen an Ihr Inventar.
2. Freigeben oder Ablehnen (mit Begründung).
3. Bei der Übergabe: Ausgeben. Halten Sie Zustand und erhaltene Kaution fest.
4. Bei der Rückgabe: Zurücknehmen. Halten Sie Zustand und Schäden fest, auf Wunsch mit Fotos. Sie können einen Teil der Kaution einbehalten oder zusätzlich in Rechnung stellen.

Leihgebühr und Schaden werden nach der Rücknahme über die Rechnungen abgerechnet. Überfällige Ausleihen sind markiert.

Etwas ausleihen

1. Öffnen Sie Ausleihen (im Parteimanager) bzw. Verleih (in Material & Presse).
2. Prüfen Sie im Kalender, wann der Gegenstand frei ist.
3. Klicken Sie auf Anfragen und geben Sie den Zeitraum an.
4. Die verleihende Gliederung gibt frei. Sie sehen den Stand der Anfrage in der Liste.

Eine Ausleihe lässt sich mit einem Termin verknüpfen. So sehen alle, wofür der Gegenstand gebraucht wird.

Lektion 6: Datenpunkte und Platzhalter auf der Website

Zahlen und Werte mit Quelle und Stand einmal pflegen und auf vielen Seiten als Platzhalter oder Kachel zeigen.

Lernziel: Sie pflegen Datenpunkte mit Quelle und Stand.

Was ein Datenpunkt ist

Ein Datenpunkt ist ein benannter Wert mit Quelle und Stand — zum Beispiel eine Mitgliederzahl, ein Spendenstand oder ein Datum. Sie pflegen ihn an einer Stelle. Überall, wo er auf der Website steht, erscheint danach der neue Wert. Nur die Seiten, die ihn nutzen, werden neu aufgebaut.

Datenpunkte pflegt die Webredaktion der Gliederung unter Datenpunkte in Parteimanager.

Einen Datenpunkt anlegen

1. Öffnen Sie Datenpunkte und klicken Sie auf Neuer Datenpunkt.
2. Geben Sie eine Bezeichnung und einen Schlüssel ein (nur a–z, 0–9 und Bindestrich). Der Schlüssel bleibt fest, denn Platzhalter und Kacheln verweisen darauf.
3. Wählen Sie die Art des Werts: Zahl, Geldbetrag, Prozent, Text oder Datum. Bei Zahlen legen Sie Einheit und Nachkommastellen fest.
4. Tragen Sie Wert, Stand und Quelle ein. Die Quelle ist Pflicht.
5. Legen Sie die Sichtbarkeit fest (öffentlich oder intern) und ob Untergliederungen den Wert mitnutzen dürfen.
6. Klicken Sie auf Anlegen.

Mit Plausibilität: Minimum und Maximum schützen Sie vor Tippfehlern. Werte außerhalb der Grenzen werden abgewiesen.

Einen Wert ändern

Öffnen Sie den Datenpunkt, tragen Sie den neuen Wert und den Stand ein und speichern Sie. Unter Änderungen sehen Sie jede Änderung mit Zeitpunkt, Person und Wert.

Einen Platzhalter in den Text einfügen

1. Öffnen Sie eine Seite im Seiten-Editor und klicken Sie in einen Textblock.
2. Wählen Sie Platzhalter einfügen und dann den Datenpunkt. Der Editor zeigt den aktuellen Wert als Vorschau.
3. Speichern und veröffentlichen Sie die Seite.

Im Text steht der Platzhalter als Kurzform, zum Beispiel [datenpunkt key=mitglieder-stand]. Mit format=kurz erscheinen große Zahlen kurz (2,5 Bio. statt 2.500.000.000.000).

Einen Wert als Kachel zeigen

Der Block Datenpunkt-Kachel / Zähler zeigt einen Wert groß als Zähler, auf Wunsch mit Quelle und Stand. Fügen Sie den Block im Seiten-Editor ein und wählen Sie den Datenpunkt.

Einen Datenpunkt löschen

Ein Datenpunkt, der noch auf einer Seite steht, lässt sich nicht löschen. Unter Verwendung sehen Sie, wo er benutzt wird. Entfernen Sie ihn dort zuerst.

Lektion 7: Einstellungen

Wo Sie Einstellungen für sich und Ihre Gliederung ändern.

Lernziel: Sie finden die Einstellungen Ihrer Gliederung.

Eigene Einstellungen

Unter Einstellungen passen Sie an, wie PatriotConnect für Sie arbeitet, zum Beispiel Benachrichtigungen und das Farbschema (hell oder dunkel).

Einstellungen der Gliederung

Mit den passenden Rechten ändern Sie Einstellungen für Ihre ganze Kreisverband, zum Beispiel Kontaktadressen oder welche Funktionen aktiv sind.

Hilfe an Einstellungen

Neben vielen Einstellungen steht ein Mehr dazu-Link. Er führt genau zu der Handbuch-Seite, die diese Einstellung erklärt.

Checkliste: Geschäftsstelle

Zum Abhaken nach der Schulung — Mitglieder, Termine, Presse und Material.

Mitglieder

• ☐ Ich kann ein Mitglied anlegen, bearbeiten und einladen.
• ☐ Ich weiß, welche Daten ich über Mitglieder sehen darf und warum.

Termine

• ☐ Ich kann einen Termin anlegen, die Sichtbarkeit wählen und einladen.

Presse

• ☐ Der Presseverteiler unserer Gliederung ist angelegt (Kontakte oder CSV-Import).
• ☐ Ich erfasse Widersprüche, statt Kontakte zu löschen.
• ☐ Ich habe eine Pressemitteilung als Test an mich selbst geschickt.

Material und Verleih

• ☐ Unser verleihbares Inventar ist angelegt (Zustand, Standort, Kaution).
• ☐ Ich kann eine Buchung freigeben, ausgeben und zurücknehmen.

Website

• ☐ Ich weiß, wo die Datenpunkte unserer Gliederung gepflegt werden.