Lektion 1: Bestätigung in zwei Schritten einrichten

Das Konto mit einem zweiten Schritt (Code aus einer Authenticator-App) schützen.

Lernziel: Ihr Konto ist mit zwei Schritten geschützt.

Warum zwei Schritte?

Ein Passwort allein kann erraten oder gestohlen werden. Mit der Bestätigung in zwei Schritten (auf der Anmeldeseite „Zwei-Faktor-Anmeldung“ oder kurz „2FA“) braucht die Anmeldung zusätzlich einen Code, der nur auf Ihrem Handy entsteht. Wer nur Ihr Passwort kennt, kommt nicht hinein. Bitte richten Sie die zwei Schritte ein — besonders, wenn Sie Mitgliederdaten sehen oder Rechte vergeben. Für manche Rechte ist sie Pflicht. Dann fordert die Anmeldung Sie von selbst zum Einrichten auf.

Einrichten

Sie brauchen eine Authenticator-App auf Ihrem Handy (zum Beispiel Aegis, FreeOTP, Google oder Microsoft Authenticator).

Melden Sie sich an und öffnen Sie im Konto der gemeinsamen Anmeldung Sicherheit & Geräte.
Klicken Sie bei „Zwei-Faktor-Anmeldung“ auf 2FA einrichten.
Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit Ihrer Authenticator-App. Geht das nicht, tippen Sie den angezeigten Schlüssel von Hand ein.
Geben Sie den sechsstelligen Code aus der App und Ihr aktuelles Passwort ein. Klicken Sie auf 2FA aktivieren.
Speichern Sie die Backup-Codes: ausdrucken oder in einem Passwort-Manager ablegen — nicht nur auf dem Handy. Bestätigen Sie mit Ich habe die Codes gespeichert.

Ab jetzt fragt die Anmeldung nach dem Passwort zusätzlich nach dem Code. Sie bekommen eine E-Mail, dass die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiviert wurde.

Bild folgt: Einrichtung der Bestätigung in zwei Schritten mit QR-Code und Eingabefeld

Neues Handy oder Handy verloren

Handy verloren: Klicken Sie bei der Anmeldung auf Stattdessen einen Backup-Code verwenden. Jeder Backup-Code funktioniert nur einmal. Richten Sie danach die zwei Schritte neu ein.
Neues Handy: Deaktivieren Sie unter Sicherheit & Geräte mit 2FA deaktivieren (dazu ein Code aus der alten App) und richten Sie die zwei Schritte auf dem neuen Handy neu ein.
Codes werden knapp: Unter Sicherheit & Geräte sehen Sie, wie viele Backup-Codes übrig sind. Mit Neue Backup-Codes erzeugen werden die bisherigen ungültig.
Keine Backup-Codes mehr: Wenden Sie sich an die Administration Ihrer Organisation.

Sicher bleiben

Geben Sie Codes nie am Telefon oder per E-Mail weiter. Niemand aus Ihrer Organisation fragt danach.
Melden Sie sich an fremden Geräten nach der Nutzung ab.
Weitere Hinweise: Sicherheit des Kontos.

Lektion 2: Die Finanzen-App im Überblick

Welche Bereiche die Finanzen-App hat und wofür Sie sie als Schatzmeisterin oder Schatzmeister brauchen.

Lernziel: Sie kennen die Bereiche der Finanzen-App und den Monatsablauf.

Wo Sie was finden

Finanzen ist die App für Buchhaltung, Spenden und Beiträge Ihrer Gliederung. Die Navigation hat diese Gruppen:

Gruppe	Bereiche	Wofür
Start	Übersicht, Meine Gliederung	Kennzahlen und Stand Ihrer Gliederung
Buchen	Buchungen, Bank, Kasse, Belege	Buchen, Bankabgleich, Barkasse, Belege ablegen
Einnahmen	Spenden, Beiträge	Spenden erfassen und bestätigen, Mitgliedsbeiträge
Berichte	Auswertungen, Rechenschaftsbericht, Vermögen	Berichte und Abschluss
Verwaltung	Gliederungen, Kostenstellen, Einrichtung, Einstellungen	Aufbau der Buchhaltung

Sie sehen nur die Bereiche, für die Sie Rechte haben. Fehlt ein Bereich, fragen Sie die Personen, die in Ihrer Organisation Rechte vergeben.

Ein typischer Monat

Bank: Kontoauszüge abrufen bzw. einlesen und die Umsätze im Bankabgleich zuordnen.
Belege: Belege zu den Buchungen ablegen.
Spenden: neue Spenden prüfen und erfassen. Ist eine Spende schon gebucht, ordnen Sie die Buchung zu — siehe Eine Buchung einer Spende zuordnen.
Auswertungen: den Stand prüfen, bevor Sie dem Vorstand berichten.

Sicher arbeiten

In der Finanzen-App sehen Sie Spenderdaten. Diese Daten sind besonders schützenswert. Richten Sie deshalb die Bestätigung in zwei Schritten ein und melden Sie sich an fremden Geräten immer ab.

Lektion 3: Eine Buchung einer Spende zuordnen

Spenden, die schon gebucht sind (zum Beispiel aus dem Buchungsimport), mit der Spende verknüpfen — ohne zweite Buchung.

Lernziel: Sie ordnen eine vorhandene Buchung einer Spende zu.

Worum es geht

Eine Spende soll genau einmal in der Buchhaltung stehen. Oft ist sie aber schon gebucht, bevor jemand sie als Spende erfasst — zum Beispiel über den Buchungsimport aus Ihrer bisherigen Buchhaltung. Dann verknüpfen Sie die vorhandene Buchung mit der Spende. Die Buchung selbst bleibt unverändert, auch wenn sie schon festgeschrieben ist.

Sie brauchen dafür Rechte in der Buchhaltung und bei den Spenden Ihrer Kasse. Fraktions-Buchungskreise sind davon ausgenommen.

Offene Spenden-Buchungen finden

Öffnen Sie in Finanzen die Buchungen.
Gibt es Buchungen auf Spendenkonten ohne Zuordnung, steht über der Liste ein Hinweis mit ihrer Anzahl. Klicken Sie auf Spenden zuordnen.
Die Liste Spenden-Buchungen ohne Zuordnung zeigt diese Buchungen. Mit Anzeige wechseln Sie zwischen „ohne (vollständige) Zuordnung“, „zugeordnet“ und „alle Spenden-Buchungen“.

Eine Buchung zuordnen

Öffnen Sie die Buchung. Im Bereich Spende sehen Sie den Spendenanteil und was noch offen ist.
Die Liste schlägt passende Spenden vor: Betrag, Datum (± einige Tage) und Referenz im Buchungstext. Passt nichts, suchen Sie nach Referenz, Zweck oder Spender oder erweitern Sie die Toleranz beim Datum.
Wählen Sie die Spende und klicken Sie auf Zuordnen.

Eine Buchung kann mehrere Spenden tragen (Sammelbuchung). Die Summe der Spenden darf den Spendenanteil der Buchung nicht übersteigen. Jede Spende gehört dagegen zu höchstens einer Buchung.

Auch im Bankabgleich fragt die Finanzen-App direkt nach: Trifft eine Buchung ein Spendenkonto ohne Zuordnung, bietet der Dialog „Spende zuordnen“ an.

Eine neue Spende aus einer Buchung erfassen

Gibt es zur Buchung noch keine Spende, klicken Sie auf Neue Spende anlegen. Das Formular Spende erfassen übernimmt Datum, Betrag, Gliederung und Spenderart aus der Buchung. Sie ergänzen nur noch die Spenderin oder den Spender.

Beim Erfassen einer Spende von Hand gibt es außerdem das Feld Bereits gebucht als …. Wählen Sie dort die passende Buchung, wenn die Spende schon gebucht ist. Dann erzeugt die Spende keinen eigenen Buchungsvorschlag und erscheint nicht im DATEV-Export.

Was mit Buchungsvorschlägen passiert

Hat die Spende einen offenen Buchungsvorschlag, wird er beim Zuordnen verworfen und protokolliert.
Ist der Vorschlag schon festgeschrieben, ist eine Zuordnung nicht möglich. Stornieren Sie die Buchung zuerst.
War eine Überweisung erwartet, gilt sie mit dem Buchungsdatum als eingegangen.

Eine Zuordnung lösen

Klicken Sie in der Buchung auf Zuordnung lösen und geben Sie einen Grund an. Danach entsteht für die Spende wieder ein Buchungsvorschlag. Solange eine Zuordnung besteht, lässt sich die Vorerfassung nicht löschen und der Buchungsimport nicht rückgängig machen.

Lektion 4: Häufige Fragen für Vorstand und Geschäftsstelle

Antworten rund um Mitglieder, Einladungen, Termine und Rechte.

Lernziel: Sie kennen die häufigen Fragen aus Vorstand und Kasse.

Mitglieder

Warum sehe ich nicht alle Mitglieder?

Sie sehen nur Mitglieder, für die Sie zuständig sind. Das steuern Ihre Rechte und die Gliederung, für die sie gelten. Mehr dazu: Die Mitgliederliste.

Die Einladung kommt nicht an. Was kann ich tun?

Prüfen Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler und bitten Sie die Person, im Spam-Ordner nachzusehen. Mehr dazu: Wenn die Einladung nicht ankommt.

Rechte

Bekommt der neue Vorsitz automatisch alle Rechte?

Nein. Ein Amt ist eine Information und vergibt keine Rechte. Rechte werden getrennt vergeben. Mehr dazu: Wie Rechte funktionieren.

Für welche Gliederungen gilt ein Recht?

Ein Recht gilt für die gewählte Gliederung und alle Ebenen darunter. Mehr dazu: Jemandem Rechte geben.

Termine

Wie finde ich einen Termin, an dem viele können?

Nutzen Sie den Terminfinder: Alle tragen ein, wann sie Zeit haben. Mehr dazu: Einen gemeinsamen Termin finden.

Checkliste: Schatzmeisterin / Schatzmeister

Zum Abhaken nach der Schulung — Zugang, Bank, Spenden und Berichte.

Zugang

☐ Die Bestätigung in zwei Schritten ist für mein Konto aktiv.
☐ Ich sehe in der Finanzen-App alle Bereiche, die ich für mein Amt brauche.

Laufende Arbeit

☐ Ich weiß, wie die Bankumsätze in die Finanzen-App kommen und wie ich sie zuordne.
☐ Ich lege zu jeder Buchung den Beleg ab.
☐ Ich prüfe die Liste „Spenden-Buchungen ohne Zuordnung“ regelmäßig.
☐ Ich weiß, wann ich beim Erfassen „Bereits gebucht als …“ wähle.

Berichte

☐ Ich finde die Auswertungen für den Bericht an den Vorstand.
☐ Ich weiß, wo der Rechenschaftsbericht vorbereitet wird.