Doppelte Personen finden und zusammenführen
Personen, die zweimal erfasst sind, prüfen, zu einer vereinen und bei Bedarf wieder trennen.
Warum es Dubletten gibt
Dieselbe Person steht manchmal zweimal im System. Zum Beispiel, weil sie einen Papierantrag und einen Online-Antrag abgegeben hat oder weil Daten aus einem alten System übernommen wurden. Doppelte Einträge verfälschen die Mitgliederzahl und führen zu doppelter Post.
Das System sucht deshalb jede Nacht nach möglichen Dubletten. Es vergleicht Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und Anschrift. Gleiche Nachnamen allein genügen nicht. Sie sehen nur Personen, für die Sie zuständig sind.
Die Prüfliste
Unter Dubletten steht jedes Paar mit einer Einstufung und einer Begründung:
- Sehr wahrscheinlich: Name und E-Mail-Adresse stimmen überein.
- Möglich: Es gibt Hinweise, aber auch Unterschiede, zum Beispiel eine andere Schreibweise des Vornamens.
Mit Erkennung jetzt starten müssen Sie nicht bis zur nächsten Nacht warten.
Ein Paar prüfen
- Klicken Sie bei einem Paar auf Vergleichen & zusammenführen.
- Links steht die führende Person. Sie bleibt bestehen. Rechts steht die Person, die in ihr aufgeht.
- Mit Tauschen vertauschen Sie die Rollen.
Sind es doch zwei verschiedene Menschen, klicken Sie auf Keine Dublette. Das Paar verschwindet aus der Liste und wird nicht noch einmal vorgeschlagen. Unter Keine Dublette können Sie das zurücknehmen.
Zusammenführen
- Wählen Sie bei jedem Feld, welcher Wert gelten soll. Leere Felder der führenden Person werden vorgeschlagen aus der anderen Person.
- Prüfen Sie, was umgehängt wird: Mitgliedschaften, Ämter, Arbeitsgruppen, Mandate, Kontaktkanäle, Tätigkeiten, Termin-Anmeldungen und die Verknüpfung zu Spenden.
- Bestätigen Sie, dass es dieselbe Person ist, und klicken Sie auf Zusammenführen.
Das Zusammenführen gelingt ganz oder gar nicht. Bricht etwas ab, bleibt alles wie vorher.
Die aufgehende Person wird nicht gelöscht, sondern archiviert. Im Archiv steht „zusammengeführt in …“.
Was nicht übertragen wird
- Berechtigungen vergibt nur die Rechteverwaltung. Beim Zusammenführen kommen keine Rechte dazu.
- Öffentliches Profil und Foto-Freigabe bleiben bei der führenden Person. Eine Einwilligung gilt nur für die Person, die sie erteilt hat.
- Beitragsdaten und Lastschrift-Mandate bleiben unverändert, weil sie aufbewahrt werden müssen.
Wenn beide ein Zugangskonto haben
Haben beide Personen ein Konto, geht das Zusammenführen nicht. Klären Sie zuerst unter Zugänge, welches Konto bleibt. Hat nur eine Person ein Konto, muss diese Person die führende sein.
Partei und Fraktion
Personen aus der Partei und aus einer Fraktion werden nie zusammengeführt. Die Daten beider Bereiche bleiben getrennt.
Rückgängig machen
Nach dem Zusammenführen können Sie es einige Tage lang rückgängig machen (Voreinstellung: 14 Tage). Öffnen Sie dazu Dubletten und dann Zusammengeführt. Klicken Sie auf Rückgängig machen.
Was seitdem anders geändert wurde, bleibt unverändert. Danach ist das Zurücknehmen nicht mehr möglich, und die Angaben im Protokoll werden gelöscht. Nur der Nachweis bleibt.
Beim Anlegen warnen
Wenn Sie ein neues Mitglied anlegen, prüft das System, ob es die Person vielleicht schon gibt. Dann sehen Sie eine Warnung mit den Treffern. Sie können die vorhandene Person öffnen oder Trotzdem anlegen wählen.
Weiter
Hinweise zu einzelnen Feldern
- Punkte: Wie ähnlich zwei Einträge sind (0 bis 100). Gleicher Name und gleiche E-Mail-Adresse ergeben etwa 85 Punkte.
- Keine dublette: Merkt sich, dass die beiden Personen verschieden sind. Das Paar wird nicht noch einmal vorgeschlagen.
- Fuehrende person: Diese Person bleibt bestehen. Die andere geht in ihr auf und wird archiviert, nicht gelöscht.